Pour aujourd’hui et non pour demain!

Pourquoi reporter au lendemain ce que l’on peut faire le jour même? Et pourquoi pas? Nombreuses sont les tâches que nous devons effectuer chaque jour et, pourtant, nous voici occupés à regarder des vidéos de chats. Comment expliquer ce phénomène? Willy Knüsel, expert en méthodes de travail, nous donne des conseils et des astuces pour nous remettre dans le droit chemin.

Entreprendre de nettoyer la baignoire au lieu de s’atteler à sa déclaration d’impôts, sortir poster une lettre au lieu de consacrer trois minutes à un coup de fil désagréable, regarder une vidéo de chats… au lieu de finir de rédiger cet article. Qui n’a pas déjà vécu ces situations? Le soir venu, la journée a finalement été bien remplie… quand bien même nous n’avons pas fait ce que nous avions prévu de faire. Cette tendance à remettre au lendemain s’appelle la procrastination. Près de 7% de la population souffrent d’une variante pathologique et seulement 2% ont au contraire pour principe de ne jamais rien reporter. Pour les autres, le problème du «je-ferai-ça-plus-tard» est un combat quotidien. Terme un tant soit peu barbare, «procrastination» vient des mots latins pro et cras signifiant «pour» et «demain». Mais rassurez-vous: le fait de reporter des tâches n’est pas problématique en soi. Les «retardataires» efficaces commencent juste avant le délai fixé et finissent dans les temps. Ce type de procrastination est sans danger tant que les résultats sont là. Les choses se compliquent lorsque le travail laisse à désirer ou que l’on n’arrive pas à s’y mettre par peur de ne pas être à la hauteur. Ce comportement s’explique principalement par un manque de confiance en soi ou des exigences trop élevées.

Tous les «retardataires» ont quelque chose en commun: ils ont tendance à repousser les tâches désagréables, ennuyeuses, futiles et, de manière générale, tout ce qui demande un peu d’énergie ou d’effort. Rien de très surprenant, au fond. Mais c’est le début d’un cercle vicieux: la procrastination coûte du temps et de l’énergie, engendre du stress et de l’insatisfaction, crée des blocages et peut donner lieu à des avertissements ou, plus grave, aboutir à un licenciement.


La procrastination et la paresse: deux choses bien distinctes!

Contrairement à une opinion largement répandue, la procrastination n’est pas due à la paresse, bien au contraire. Comme l’explique Willy Knüsel, «à la fin de la journée, après avoir accompli toutes ces tâches plus ou moins utiles, nous avons le sentiment d’avoir été très productifs. Ce qui est vrai, d’une certaine manière. Impossible cependant de ne pas avoir mauvaise conscience, surtout lorsque le temps vient à manquer et que l’objectif initial ne peut plus être atteint de manière satisfaisante, que ce soit selon ses propres critères ou ceux de son supérieur, par exemple.» Qu’est-ce qui nous pousse à procrastiner? «Souvent, on procrastine en raison d’une planification insuffisante ou irréaliste; manquer de temps est aussi problématique que d’en avoir trop. En l’absence de pression, se mettre au travail peut demander beaucoup d’efforts. À l’inverse, un délai trop serré risque de déclencher la peur de l’échec et de conduire à un blocage.» En ce qui concerne les planifications irréalistes, l’explication est toute simple: «En général, nous partons du principe qu’une journée de travail compte huit bonnes heures. Et c’est là l’erreur: en déduisant les réunions, les appels téléphoniques et toutes les interruptions, nous n’avons finalement plus que quatre heures environ à notre disposition. Les distractions permanentes comme les messages sur le téléphone portable ou les notifications sonores à la réception d’un courriel contribuent à réduire notre capital-temps.»


Maintenant, plus tard ou bien jamais?

À présent que la théorie n’a plus de secrets pour vous, voici quelques astuces pour lutter contre le problème du «je-le-ferai-plus-tard». Objectif: économiser du temps et de l’énergie et garder – ou retrouver – une vue d’ensemble.
 

  • La règle d’or: effectuer un tri immédiat
    Face à une nouvelle requête ou une nouvelle tâche, il faut se décider sans délai: dois-je faire cela maintenant, plus tard, ou laisser tomber? 

À faire maintenant: effectuez immédiatement les tâches qui demandent moins de trois minutes. Cela vous évitera de les ajouter à votre liste de choses à faire et autres contraintes administratives. Une autre possibilité est de déléguer. Retenez ce principe: commencez par faire ce qui est désagréable et savourez ensuite le plaisir du travail accompli.

À faire plus tard: planifiez ce qui requiert un certain temps. L’idéal est d’inscrire une échéance dans son agenda. Interdiction de reporter!

À laisser tomber: concentrez-vous sur l’essentiel et placez dans une corbeille mentale tout ce qui n’est pas indispensable. Osez élaguer et apprenez à dire non.


Le multitasking: une fausse bonne idée


Mieux vaut procéder à une tâche après l’autre. Selon des études, nous perdons jusqu’à 40% de nos capacités lorsque nous faisons plusieurs choses en même temps. Notre cerveau n’a pas été conçu pour cela!


Gare au perfectionnisme

Avez-vous l’habitude d’en faire plus que ce qui vous a été demandé? Le perfectionnisme est chronophage et engendre des coûts inutiles qui, du reste, ne sont généralement assumés par personne.

Avant de vous lancer dans une tâche, posez-vous les questions suivantes:
Quels sont les objectifs et les exigences?
Combien de temps dois-je, et puis-je, y consacrer?
Quelles seront les conséquences si j’y consacre moins de temps?

Sachez mettre un point final lorsque le résultat est satisfaisant!


Les applications au secours de la concentration

S’il est admis que les smartphones sont source de distractions, certaines applications peuvent aussi nous donner un coup de pouce: la technique Pomodoro vous dit-elle quelque chose? Il s’agit de l’une des plus célèbres méthodes de gestion du temps. Son principe est très simple: divisez votre travail en unités de 25 minutes. À la fin de chaque unité, accordez-vous une pause de cinq minutes. Après quatre unités, vous avez mérité 25 minutes de repos. L’objectif est de limiter les interruptions, mais aussi d’apprendre à respecter les périodes de pause. Chaque tâche – appelée «pomodoro» – achevée vous emplit d’un sentiment de réussite. Vous vous demandez quel est le lien entre la gestion du temps et une tomate («pomodoro» en italien)? Cette technique a été inventée par Francesco Cirillo dans les années 1980 à partir d’un minuteur de cuisine… en forme de tomate.
Les applications suivantes sont la version moderne du célèbre minuteur rouge:
Flat Tomato: iOS et Android
ClearFocus: Android


Autres applications

L’application en ligne «Written? Kitten!» récompense les rédacteurs assidus: lorsque l’on réussit à écrire un certain volume de texte dans un temps donné, une photo de chaton apparaît.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour vous mettre au travail. Il peut cependant encore être utile de faire le point sur votre addiction au téléphone portable: fonctionnant en arrière-plan, l’application gratuite «Moment» vous indique le temps passé chaque jour sur votre smartphone (disponible sur iPhone et iPad). Des statistiques de ce type sont déjà intégrées dans les dernières versions d’iOS et d’Android, nul besoin d’installer une application.

Au travail! 
Et si je jetais encore un dernier coup d’œil au fil d’actualités de Facebook?
NON!

Text: Maria van Harskamp

«C’est le travail que nous remettons au lendemain qui nous fatigue et non celui que nous accomplissons.»

Marie von Ebner-Eschenbach, 1830-1916

Willy Knüsel, spécialiste en techniques de travail, Soleure

Le thème de la productivité au bureau constitue le fil rouge de la carrière de Willy Knüsel. Après avoir développé des solutions logicielles, il se passionne pour les techniques de travail. En 2003, il fonde la société Knüsel Training AG, qui propose des séminaires, des entraînements et du coaching individuel ou en équipe dans le but d’améliorer les performances et la satisfaction des collaborateurs. Lui-même a l’habitude de se lancer dans une tâche peu avant l’échéance fixée: la pression l’aide à ne pas lambiner!

Agenda

Manifestations de la BCBE

Agenda à jour et inscriptions: bcbe.ch/manifestations

Concerts de lʼOrchestre des jeunes musiciens bernois (VBJ)

3 novembre 2019, 10h15, Centre des congrès Kursaal, Interlaken
3 novembre 2019, 16h00, KKThun, Thoune
9 novembre 2019, palais des Congrès, Bienne

Séances d’information de la BCBE consacrées à la planification de la retraite

22 octobre 2019, Turbensaal Bellach, Bellach 
23 octobre 2019, centre de rencontre du siège de Bienne (en allemand)
23 octobre 2019, Schloss Hünigen, Konolfingen 
29 octobre 2019, centre de formation de la BCBE, Berne-Liebefeld
5 novembre, Saalbau, Kirchberg
13 novembre, Hotel Interlaken, Interlaken Ost

Foire de l’immobilier

Du 31 octobre au 2 novembre, centre de rencontre de la BCBE, Place Fédérale, Berne

Saint-Nicolas de la BCBE à Tramelan

4 décembre, siège de Tramelan

Santarun à Berne

29 novembre, centre de rencontre de la BCBE, Place Fédérale, Berne